Une adresse email "no-reply" est une adresse qui peut envoyer des courriels mais ne peut pas en recevoir. Habituellement, ces adresses suivent le format tel que `noreply@sunuxpert.com`. Dans le passé, de nombreuses entreprises utilisaient ce type d'adresse pour dissuader les destinataires de répondre à certains types de courriels, notamment :
- Notifications d'expédition
- Courriels de réinitialisation de mot de passe
- Courriels de création de compte
- Confirmations d'achat
- Campagnes de marketing par courrier électronique
En tant qu'entreprise, il est possible que vous ayez un compte email dédié à l'envoi d'e-mails depuis votre système interne. Ce compte est généralement une adresse "No-Reply," telle que no-reply@ ou noreply@, et il est principalement utilisé pour l'envoi d'e-mails de notification déclenchés par des événements au sein de vos systèmes et plateformes. Les destinataires de ces e-mails ne sont pas censés y répondre.
Cependant, il arrive parfois que les destinataires de ces e-mails tentent involontairement de répondre. Afin de minimiser au maximum les réponses à ce compte "No-Reply" et de réduire les risques que cela se produise, vous pouvez mettre en place des règles de rejet et rédiger un message personnalisé pour ce compte. Cela permettra d'orienter les destinataires sur la manière de soumettre leurs demandes ou questions de manière à ce qu'elles puissent être traitées par l'équipe compétente dans les plus brefs délais.
Création de la règle de routage "no-reply"
Il vous faut tout d'avoir soit ajouter un utilisateur ou créer un alias pour un utilisateur existant avec l'adresse email noreply@sunuxpert.com par exemple.
Voici les instructions pour configurer un e-mail No-Reply avec un message de rejet personnalisé :
- Connectez-vous à la console d'administration Google Workspace en tant qu'administrateur principal.
- Sur la barre de recherche tapez Gmail Routage et sélectionner Routage.
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| Tapez Gmail Routage dans la barre de recherche. |
- Sous Routage, cliquez sur Configurer. Si une règle de routage existe déjà, cliquez sur Ajouter une autre règle. Cela ouvrira un module pour configurer votre règle.
- Commencez par donner un nom à votre règle de configuration, par exemple "Rejeter les e-mails pour No-Reply".
- Pour que cette règle s'applique aux e-mails entrants envoyés depuis l'extérieur ou l'interieur vers le compte, sélectionnez "Entrant" et "Interne - Envoi" sous "E-mails concernés".
- Sous l'option 2, "Pour les types de messages ci-dessus, faites ce qui suit", sélectionnez "Rejeter le message" et saisissez le message de rejet personnalisé, par exemple : "Ce compte ne peut pas recevoir de messages. Pour toute communication, veuillez nous contacter en envoyant votre message à l'adresse suivante : contact@sunuxpert.com."
- Maintenant cliquez sur Afficher les options.
- Changer l'étape "C. Filtre d'enveloppes" en sélectionner Appliquer uniquement à des destinataires d'enveloppe spécifiques.
- Choisir l'option une seule adresse email et saisir l'email noreply. Par exemple: noreply@sunuxpert.com
- Cliquez sur le bouton Enregistrer pour finir.
Une fois que vous avez suivi ces étapes, la configuration de votre compte No-Reply sera en place, et tout e-mail entrant à ce compte recevra automatiquement le message de rejet personnalisé que vous avez défini.
A savoir: Pourquoi les emails "no-reply" peuvent nuire à votre entreprise
- Risque plus élevé d'être marqué comme spam : Lorsque les destinataires reçoivent des courriels de marques qui ne les intéressent plus, ils cherchent généralement un lien de désinscription. S'ils ne trouvent pas ce lien et répondent au courriel, leur réponse est ignorée. Cela peut entraîner de la frustration et les inciter à marquer les futurs courriels comme spam, ce qui nuit à votre capacité de livraison.
- Non-Inclusion dans les listes de contacts : La plupart des fournisseurs de services de courrier électronique n'autorisent pas les destinataires à ajouter des adresses email "no-reply" à leurs listes de contacts. Cela empêche vos courriels d'atteindre leur boîte de réception principale, augmentant les risques d'être signalés comme spam.
- Engagement réduit : S'engager avec les courriels est un signal positif pour les fournisseurs de services de courrier électronique. Lorsque les destinataires répondent à vos courriels, cela est considéré comme un signe d'engagement, améliorant votre réputation en matière de courriels. Les courriels "no-reply" empêchent cette interaction, ce qui peut potentiellement nuire à votre capacité de vente.
- Mauvaise expérience client : L'utilisation d'une adresse email "no-reply" peut amener les destinataires à penser que leurs commentaires ou questions sont ignorés. Cela peut entraîner une expérience frustrante pour les clients et entraîner la perte d'opportunités précieuses de rétroaction.
Comment remplacer une adresse email "no-reply"
Si les adresses email "no-reply" ne sont pas la meilleure option, envisagez d'adopter une approche "répondre" pour des courriels plus engageants. Bien que vous puissiez recevoir davantage de réponses, cela peut être bénéfique. Voici quelques tactiques pour gérer efficacement l'augmentation du volume de réponses :- Créer une adresse de réponse dédiée : Remplacez votre adresse "no-reply" par une adresse de réponse dédiée, telle que "hello@example.com" ou "support@example.com". Organisez votre boîte de réception avec des dossiers et assurez-vous que les membres de l'équipe appropriés y ont accès.
- Filtrer les réponses automatisées : Configurez des filtres pour supprimer automatiquement les réponses automatisées et les messages d'absence, les empêchant ainsi de saturer votre boîte de réception.
- Fournir un support client proactif : Pour réduire le nombre de questions des clients, créez du contenu tel que des tutoriels vidéo, des articles de blog ou des FAQ pour répondre aux questions courantes. Cela réduit le besoin pour les clients de vous contacter et améliore leur expérience.
